Aufgrund zahlreicher Anfragen fassen wir den aktuellen Stand der eRechnung für Deutschland in Microsoft D365 for Finance zusammen. Dieser Bericht erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, Richtigkeit oder Unvoreingenommenheit. Er basiert auf praktischen Erfahrungen und bezieht sich auf die Auslegung der BDO: https://www.bdo.de/de-de/insights/weitere-veroffentlichungen/tax-legal/die-erechnung-in-deutschland.

E-Rechnungen einlesen

Der Import von elektronischen Rechnungen wird ab dem 01.01.2025 für alle Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland Pflicht. Microsoft hat kürzlich eine teilweise Lösung veröffentlicht. Hier ein Auszug:

05.09.2024: Wir möchten Sie darüber informieren, dass Microsoft das länderspezifische Update für Deutschland veröffentlicht hat, um den Import von elektronischen Rechnungen zu unterstützen. Die Funktion ermöglicht es, eingehende Lieferantenrechnungen im „xRechnung“-Format in ausstehende Lieferantenrechnungen (Anm.: „Pending invoice“) in Microsoft D365 Finance zu importieren. Die Änderungen wurden nur in den Konfigurationen für das Elektronische Berichterstattung (Electronic Reporting) implementiert, das heißt, sie passen zu allen aktiven Versionen von Microsoft D365 Finance gleichzeitig. Es müssen keine Qualitätsupdates installiert werden. Um die Änderungen zu aktivieren, müssen Sie die folgenden (oder neueren) Versionen der Konfigurationen importieren:

Invoice model version 280, Vendor Invoice Mapping to Destination version 280.46, Vendor Invoice Import version 280.7.

Weiteres erfahren Sie aus der Dokumentation: Import vendor electronic invoices – Finance | Dynamics 365 | Microsoft Learn

Der Import funktioniert grundsätzlich wie beschrieben und übernimmt die wichtigsten Datenfelder aus der Rechnung::

• Kopf: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Lieferantennummer, Währungscode und eine Kopfzeilenbemerkung, PO-Nummer (Bestellnummer)
• Zeilen: Zeilennummer, Artikelnummer, Menge, Verkaufspreis, Rabatt (Prozentrabatte werden in absolute Beträge umgerechnet, da das XML-Schema keine Prozentsätze unterstützt), Preiseinheit, Name, Beschreibung und Betrag (ohne USt.)

Die Maßeinheiten werden über die Externen Codes aus den Standardwerten UNECE Rec 20 („Codes for Units of Measure Used in International Trade“) umgeschlüsselt (analog dem UBL-Export, siehe auch Austrian Peppol-UBL e-invoice). Die gängigen Einheiten in D365 sind:

Die Zuordnung zum Lieferanten erfolgt über die Umsatzsteuer-ID. Die externe Artikelnummer des Lieferanten muss vorhanden sein. Die vom Lieferanten möglicherweise gesendete Käufer-Artikelnummer wird ignoriert, und die Umwandlung in die interne Artikelnummer erfolgt stets über die externen Artikelnummern. Unter diesen Voraussetrzungen wird die Rechnung auch der Bestellung zugeordnet, sofern die XML-Datei die Bestellnummer beinhaltet und die Rechnungspositionen auf Bestellpositionen verweisen. Microsoft hat hierzu gerade ein leicht zugängliches Video veröffentlicht: Import vendor electronic invoices – Video.

Zuschläge oder Rechnungsrabatte werden im Moment nicht berücksichtigt. Beschaffungskategorien – ob mit einer PO-Nummer oder ohne PO – werden seltsamerweise nicht unterstützt. Der Bruttobetrag inklusive MwSt. wird nicht verarbeitet, was als Einschränkung angesehen werden könnte. Partner in Europa arbeiten zusammen mit Microsoft an Verbesserungen.

Zwei Varianten der XRechnung

In der oben beschriebenen Lösung von Microsoft wird ausschließlich die XML-Datei verarbeitet. Dies bedeutet, dass der XML-Anhang bei Hybridrechnungen wie ZUGFeRD manuell (z. B. mit Adobe Reader oder Adobe Acrobat) extrahiert werden muss. Es gibt allerdings Agenten für Power Automate, die diesen Prozess automatisieren können: Extract Attachments from PDF. Bei dieser UK-Firma Encodian kostet die Verarbeitung einer Rechnung 1 „Credit“. Sie beginnen mit einem 30-tägigen Testabonnement mit 500 Credits; im Endeffekt kostet eine Rechnung zwischen €0,00 und €0,08.

Die XRechnung ist allerdings nicht ein einziges Format, sondern besteht aus zwei Varianten: UBL (‚Universal Business Language‘ wie sie auch im PEPPOL-Netzwerk verwendet wird) und CII (‚Cross-Industry Invoice‘, besser bekannt als ZUGFeRD). Microsoft unterstützt derzeit nur das UBL-Schema. Leider dürfen Unternehmen eine CII-Rechnung nicht ablehnen, wenn sich der Lieferant für diese Version entscheidet („Technologieoffenheit“).

Wir bei ER-Consult haben die Microsoft-Lösung so ausgebaut, dass auch das CII-Schema importiert werden kann: ZUGFeRD 2.2 import for Dynamics 365 for Finance – ER-Consult (erconsult.eu). Die Konfiguration fürs Electronic Reporting-Modul kann über Microsoft bezogen werden: ZUGFeRD CII import (microsoft.com).

Der Prozess kann am Ende folgendermaßen aussehen:

1. Der Lieferant sendet eine hybride PDF/XML-Rechnung per E-Mail an rechnung@unser-unternehmen.de.
2. Über Power Automate trennt der Encodian-Agent die Rechnung und leitet den XML-Anhang (UBL oder CII) in das eine oder andere SharePoint-Verzeichnis weiter.
3. D365 liest die Verzeichnisse aus und erstellt einen Eintrag in der Liste ausstehender Rechnungen.
4. Der Buchhalter nimmt die PDF aus dem Outlook-Posteingang, findet den vorgefertigten Eintrag und vergleicht die Gesamtsummen in D365 mit denen in der PDF.
5. Falls Abweichungen bestehen, korrigiert der Buchhalter die Rechnung manuell mithilfe der PDF-Visualisierung, bis die Werte übereinstimmen. Dann wird der 3-Wege-Abgleich angewandt.
6. Schließlich wird die Rechnung gebucht oder zur Genehmigung vorgelegt.

Bei rein elektronischen xRechnungen (XML-Dateien) könnte ein Visualisierungstool nötig werden, z.B. eine spezielle XSLT-Transformation für die Umwandlung in HTML für die Anzeige auf dem Bildschirm (GitHub – itplr-kosit/xrechnung-visualization: XSL transformators for web and pdf rendering of German CIUS XRechnung or EN16931-1:2017).

Vorteile der E-Rechnung

Ein positiver Aspekt: Mit der Einführung der eingehenden E-Rechnung werden kostenpflichtige Add-Ons wie Ax*******, Ex**** oder Microsofts Invoice Capture obsolet – vorausgesetzt, Ihre Lieferanten stellen die elektronischen Rechnungen bereits aus. Bis 2027 sind sie jedoch paradoxerweise noch nicht dazu verpflichtet:

E-Rechnungen ausstellen

Für die meisten Unternehmen gibt es eine zweijährige Übergangsfrist. Die Version XRechnung-UBL (also die XML-Datei im ‚Universal Business Language‘-Syntax) wird von Microsoft angeboten. Die ER-Konfigurationen müssen vom Dataverse/RCS heruntergeladen und unter Debitorenkonten > Einstellungen > Debitorenkontenparameter, Elektronische Dokumente verknüpft werden: UBL Sales invoice, UBL Sales Credit Note, UBL Project Invoice, UBL Project Credit Note, siehe hierzu: E-Invoice in D365FO for Norway – Part 1 (Intro) – DynFOTech.

Die aktuellen UBL-Formate werden wahrscheinlich wegen bekannter kleiner Fehler nicht sofort einsatzbereit sein; Partner in Europa und Microsoft arbeiten an Korrekturen.

ZUGFeRD: CII-Hybridformat

Unsere ZUGFeRD „Heavy“-Version ist eine [rudimentäre] Implementierung vom ZUGFeRD-Hybridformat (menschlich lesbare PDF mit einer eingebetteten XML-Datei in der Syntax ‚Cross-Industry Invoice‘). Meiner Einschätzung nach wird Microsoft diese Version in naher Zukunft nicht anbieten können, da erhebliche technische Herausforderungen bestehen.

Zusammenfassung

Ab dem 1. Januar 2025 wird der elektronische Rechnungsimport für Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland verpflichtend. Der Vorteil der E-Rechnung liegt darin, dass kostenpflichtige Add-ons für Rechnungsverarbeitung überflüssig werden. Microsoft hat ein länderspezifisches Update für Deutschland in D365 Finance veröffentlicht, das den Import von elektronischen Rechnungen im „xRechnung“-Format ermöglicht. Microsoft unterstützt jedoch nur die UBL-Syntax. ER-Consult hat eine Lösung auch für den Import von CII-Rechnungen parat.

Für die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand haben Unternehmen eine zweijährige Frist, wobei Microsoft E2E-Lösungen für die XRechnung-UBL bereitstellt. Auch hier bietet ER-Consult eine Erweiterung für die elektronischen CII- und ZUGFeRD-Hybridrechnungen.