Aufgrund zahlreicher Anfragen fassen wir den aktuellen Stand der eRechnung für Deutschland in Microsoft D365 for Finance zusammen. Dieser Bericht erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, Richtigkeit oder Unvoreingenommenheit. Er basiert auf praktischen Erfahrungen und bezieht sich auf die Auslegung der BDO: https://www.bdo.de/de-de/insights/weitere-veroffentlichungen/tax-legal/die-erechnung-in-deutschland.

E-Rechnungen einlesen

Der Import von elektronischen Rechnungen wird ab dem 01.01.2025 für alle Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland Pflicht. Microsoft hat kürzlich eine teilweise Lösung veröffentlicht. Hier ein Auszug:

05.09.2024: Wir möchten Sie darüber informieren, dass Microsoft das länderspezifische Update für Deutschland veröffentlicht hat, um den Import von elektronischen Rechnungen zu unterstützen. Die Funktion ermöglicht es, eingehende Lieferantenrechnungen im „xRechnung“-Format in ausstehende Lieferantenrechnungen (Anm.: „Pending invoice“) in Microsoft D365 Finance zu importieren. Die Änderungen wurden nur in den Konfigurationen für das Elektronische Berichterstattung (Electronic Reporting) implementiert, das heißt, sie passen zu allen aktiven Versionen von Microsoft D365 Finance gleichzeitig. Es müssen keine Qualitätsupdates installiert werden. Um die Änderungen zu aktivieren, müssen Sie die folgenden (oder neueren) Versionen der Konfigurationen importieren:

Invoice model version 280, Vendor Invoice Mapping to Destination version 280.46, Vendor Invoice Import version 280.7.

Weiteres erfahren Sie aus der Dokumentation: Import vendor electronic invoices – Finance | Dynamics 365 | Microsoft Learn

Der Import funktioniert grundsätzlich wie beschrieben. Die Zuordnung zum Lieferanten erfolgt über die Umsatzsteuer-ID. Die Maßeinheiten werden über die Externen Codes umgeschlüsselt (analog dem UBL-Export, siehe auch Austrian Peppol-UBL e-invoice). Das aktuelle UBL-Format wird wahrscheinlich wegen bekannter kleiner Fehler bei Zuschlägen, Abschlägen nicht sofort einsatzbereit sein; Partner in Europa arbeiten zusammen mit Microsoft an Korrekturen.

Zwei Varianten der XRechnung

Die XRechnung ist jedoch nicht ein einziges Format, sondern besteht aus zwei Varianten: UBL (‚Universal Business Language‘ wie sie auch im PEPPOL-Netzwerk verwendet wird) und CII (‚Cross-Industry Invoice‘, besser bekannt als ZUGFeRD). Microsoft bestätigt, dass derzeit nur das UBL-Schema unterstützt wird. Es wird ausschließlich die XML-Datei verarbeitet. Dies bedeutet, dass der XML-Anhang bei Hybridrechnungen wie ZUGFeRD manuell (z. B. mit Adobe Reader oder Adobe Acrobat) extrahiert werden muss. Es gibt allerdings Lösungen für PowerAutomate, die diesen Prozess automatisieren können: Extract Attachments from PDF.

Leider dürfen Unternehmen eine CII-Rechnung nicht ablehnen, wenn sich der Lieferant für diese Version entscheidet („Technologieoffenheit“). Wir bei ER-Consult arbeiten daran, die Lösung so zu erweitern, dass beide Schemata (UBL und CII) importiert werden können.

Vorteile der E-Rechnung

Ein positiver Aspekt: Mit der Einführung der eingehenden E-Rechnung werden kostenpflichtige Add-Ons wie Ax*******, Ex**** oder Microsofts Invoice Capture obsolet – vorausgesetzt, Ihre Lieferanten stellen die elektronischen Rechnungen bereits aus. Bis 2027 sind sie jedoch paradoxerweise noch nicht dazu verpflichtet:

E-Rechnungen ausstellen

Für die meisten Unternehmen gibt es eine zweijährige Übergangsfrist. Die Version XRechnung-UBL (also die XML-Datei im ‚Universal Business Language‘-Syntax) wird von Microsoft angeboten. Die ER-Konfigurationen müssen vom Dataverse/RCS heruntergeladen und unter Debitorenkonten > Einstellungen > Debitorenkontenparameter, Elektronische Dokumente verknüpft werden: UBL Sales invoice, UBL Sales Credit Note, UBL Project Invoice, UBL Project Credit Note, siehe hierzu: E-Invoice in D365FO for Norway – Part 1 (Intro) – DynFOTech.

Die aktuellen UBL-Formate werden wahrscheinlich wegen bekannter kleiner Fehler nicht sofort einsatzbereit sein; Partner in Europa und Microsoft arbeiten an Korrekturen.

ZUGFeRD: CII-Hybridformat

Unsere ZUGFeRD „Heavy“-Version ist eine [rudimentäre] Implementierung vom ZUGFeRD-Hybridformat (menschlich lesbare PDF mit einer eingebetteten XML-Datei im Syntax ‚Cross-Industry Invoice‘). Meiner Einschätzung nach wird Microsoft diese Version in naher Zukunft nicht anbieten können, da erhebliche technische Herausforderungen bestehen.

Zusammenfassung

Ab dem 1. Januar 2025 wird der elektronische Rechnungsimport für Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland verpflichtend. Der Vorteil der E-Rechnung liegt darin, dass kostenpflichtige Add-ons für Rechnungsverarbeitung überflüssig werden. Microsoft hat ein länderspezifisches Update für Deutschland in D365 Finance veröffentlicht, das den Import von elektronischen Rechnungen im „xRechnung“-Format ermöglicht. Microsoft unterstützt jedoch nur die UBL-Syntax, während die CII-Variante manuell extrahiert und andersartig verarbeitet werden muss. ER-Consult arbeitet an Lösungen zur Unterstützung beider Formate, insbesondere der ZUGFeRD-Rechnung.

Für die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand haben Unternehmen eine zweijährige Frist, wobei Microsoft E2E-Lösungen für die XRechnung-UBL bereitstellt.